Ekasis Kayıt Takip Programı

              http://www.ekasis.com/prg3/


Kullanıcı Tanımlı Çıktılar Hazırlama

Ekasis Kayıt Takip Programı var olan Excel tasarımlarını çıktı olarak kullanmayı sağlayan bir çıktı hazırlama çözümüne sahiptir. Bu bir anlamda kullanıcı tarafından doldurulan Excel formlarının yazılım tarafından doldurulması olarak da kabul edilebilir. Basit bir tanımlama ile yazılımda var olan kayıt bilgilerinin var olan Excel tasarımında seçili hücreye aktarılmasının tanımlanması ile yapılır. Hazırlanan çıktı paketi seçili kayıta ait çıktılar üretir ve bunları istenir ise kayıt ile ilişkili dosyalar olarak da saklar.

Kayıt Listesi ekranında  Araçlar Menüsünde Kullanıcı Tanımlı Çıktılar Menü yolu ile açılan Kullanıcı Tanımlı Çıktılar Liste ekranı ile yönetilir.

Açıklama: D:\0hakan\0NET\0Proje NET\V - OfficeOtomasyonNET - 2017-07-07 - int clint\Help\QDMS 2\img53.jpg

Kullanıcı Tanımlı Çıktılar ekranı tanımlanmış çıktı paketlerini listeler. Var olan çıktılar çift tıklandığında o esnada ana listede seçili olan kayıta ait olmak üzere çıktı Excel dosyası açılarak ve içeriği doldurularak hazır hale getirilir. Bundan sonra var olan çıktı Excel in bilinen araçları ile gerekiyor ise düzenlenir ve çıktı alınır. İstenir ise bu çıktı yazılımda ilgili kayıtın bir eklentisi olarak doldurulmuş bu hali ile saklanabilir. Kullanıcı Tanımlı Çıktılar listesinde ilk sırada bulunan Yeni ikonu ile yeni bir çıktı tasarlanabilir.

Açıklama: D:\0hakan\0NET\0Proje NET\V - OfficeOtomasyonNET - 2017-07-07 - int clint\Help\QDMS 2\img55.jpg

Yeni Çıktı Tasarlama: Kullanıcı Tanımlı Çıktılar listesinde Yeni seçeneği ile tasarım sıralı süreci başlatılır. Yeni tuşu tıklandığında yazılma ait dosya yönetim sistemi görüntülenerek çıktıyı oluşturacak hazır tasarlanmış klavyeden bilgi girerek çıktı üretmeye hazır duruma getirilmiş olan bir Excel dosyası çift tıklanarak seçilir. Seçim ile çıktı paketine bir isim verilmesi için tanımlama ekranı görüntülenir. Yazılım dosya adını kullanarak bir isim önerecektir kullanıcı bunun yerine istediği tanımı girebilir. Bu tanım yukarıdaki resimde görülen Kalibrasyon Sertifikası paketindeki tanıma karşılıktır.

Açıklama: D:\0hakan\0NET\0Proje NET\V - OfficeOtomasyonNET - 2017-07-07 - int clint\Help\QDMS 2\img56.jpg

Açıklama: D:\0hakan\0NET\0Proje NET\V - OfficeOtomasyonNET - 2017-07-07 - int clint\Help\QDMS 2\img57.jpg

Dosya seçilip çıktı paketi tanımı girildikten sonra  sağda seçilmiş Excel dosyası ve solda çalışma ekranı olmak üzere ekran paylaştırılarak çalışmaya hazır duruma getirilir. Bu durumda açılmış Excel ekranı yazılım ile özel bir yöntem ile bağ kurar durumda olacaktır ve seçili olan hücrenin yazılımca koordinatlarının tespit edilmesi sağlanacaktır. Bundan sonra yazılımdaki verinin hangi hücreye veya nesneye ne şartlar ile aktarılacağının belirleneceği Makro tanımlama süreci başlar. Bu işlem çok basit bir anlatım ile aktarılacak bilginin ve aktarılacak hücrenin seçilmesi işlemleridir.

Açıklama: D:\0hakan\0NET\0Proje NET\V - OfficeOtomasyonNET - 2017-07-07 - int clint\Help\QDMS 2\img58.jpg

Yazılım bu durumda Excel de odaklanılan hücreyi kırmızı ile işaretli alandan anlaşılacağı gibi takip edebilir.

Açıklama: D:\0hakan\0NET\0Proje NET\V - OfficeOtomasyonNET - 2017-07-07 - int clint\Help\QDMS 2\imgB.jpg

Yeşil Çerçeve ile işaretli Yeni Makro Satırı başlığı ile makrolar tanımlanabilir. Makro burada her bir kayıt aktarım işlemine ait tanımlamayı ifade eder. Bir çıktı paketi çok sayıda makrodan oluşur. Örneğin bunlar bir tanesi Firmalar listesinde hazırlanan çıktıda Firma Adını seçili Excel formunda satır 10, sütun 4 e aktarıyor olabilir. Bu durumda o hücreye yıllardır klavye ile doldurulan bu bilgi artık yazılım tarafından doldurulacak demektir.

Yetkili Kullanıcı: Tasarlanan çıktının bir tane yetkili kullanıcısı vardır. Tasarım yetkisi bu kullanıcıdadır sadece bu kullanıcı değişiklik yapabilir. Tahmin edileceği gibi bu kullanıcı çıktı tasarımını başlatan kişidir. Çıktıyı kim tasarlamaya başlar ise ilk yetkili kullanıcısı o kişi olur ve sadece o değişiklik yapabilir. Ancak çıktıyı kullanma yetkisi farklı bir durumdur ve kayıt listesine erişebilen kişilerin tümü bu çıktıyı kullanabilecektir. Aşağıdaki ekran görüntüsünde Yetkili Kullanıcı Sibel olarak görülmektedir. Bu kişi işten ayrılma gibi durumlarda sistem yöneticisi tarafından değiştirilebilir. Değiştirme işlemi tıklandığında açılan menü yolu ile Sistem yöneticisi tarafından yapılır. Aşağıdaki ekran görüntüsünde Sibel yetkili kişisi Sistem yöneticisi tarafından Hakan kullanıcısı olarak değiştirilecektir.

Açıklama: D:\0hakan\0NET\0Proje NET\V - OfficeOtomasyonNET - 2017-07-07 - int clint\Help\QDMS 2\imgF.jpg

 

Aktarımda Dikkat Edilmesi Gerekenler

·         Aktarım kullanıcının tasarladığı var olan Excel tasarımına klavye yerine yazılım tarafından veri yollanması kurgusu ile çalışır. Yazılım aktarılan hücrede hiç bir özelliği değiştirmez oraya sadece klavyeden yazı yazarmış gibi metin şeklinde veri aktarır. Bu yüzden tasarımın aktarımda sorun yaratmayacak şekilde yapılmış olması gerekir. Örneğin tarih bilgisi aktarılan hücre tarih formatında değil ise aktarım sonrası o hücrede tarih yerine sayı görülecektir. Aynı şekilde sayı aktardığınızda bunu Excel tarih zannedebilir. Bu sorunların olmaması için Excel in iyi tasarlanması gerekir. Bu özel bir istek değildir, normalde de klavye ile girildiğinde aynı durumlar oluşmaktadır.

·         Aktarılacak hücrenin, Excel sayfasının, Excel dosyasının güncellemeye kapalı olmaması gerekir. Bu özellikler Excel in kendi içinde tanımlanan özelliklerdir.

Makro Tanımlama: Yeni Makro Satırı başlığı tıklandığında açılan bir menü görüntülenir ve makronun türü seçilir. Aşağıdaki örnekte Excel de Satır 7 Kolon 4 hücresine bir bilgi aktarılacağı anlaşılıyor. Ancak aktarım sadece hücreye veri aktarmak değildir. Yazılım Excel in imkânlarını en fazla kullanacak şekilde çeşitli veri aktarım seçeneklerine sahiptir.

Açıklama: D:\0hakan\0NET\0Proje NET\V - OfficeOtomasyonNET - 2017-07-07 - int clint\Help\QDMS 2\imgC.jpg

Makro Türleri ve Tanımlama Şekilleri: Yeni Makro Satırı ile açılan menü yolu ile tanımlanan birden çok veri aktarım seçeneği aşağıda belirtildiği şekillerde vardır.

·         Hücreye Aktar: Belirlenen verinin  Excel de odaklanılmış olan hücreye aktarılması tanımlanır. Bu menü seçeneği tıklanmadan önce aktarılacak olan Excel hücresine odaklanılmalıdır ve sonrasında Hücreye Aktar menü yolu seçilmelidir. Seçim sonrasında açılan bir menü aktarılabilecek veri alanlarını seçim yapmak üzere listeler. Menüden seçim yapıldığında makro tanımlanmış olur. Aşağıdaki örnekte “Kalibrasyon Raporu Kaydına ait cihazın Cihaz Numarası Excel hücresinde Sayfa 1 de 7. Satır 4. Kolon hücre adresine aktarılacak şekilde makro tanımlanıyor.

Açıklama: D:\0hakan\0NET\0Proje NET\V - OfficeOtomasyonNET - 2017-07-07 - int clint\Help\QDMS 2\img59.jpg

·         Metin Kutusuna Aktar: Excel de hücrelere veri yazmak tek seçenek değildir. Excel bilindiği gibi bazı durumlarda tasarım gereği metin kutularına yazarak form tasarlamaya izin veren metin kutusu aracına  sahiptir. Makro tasarlama aracı bu tür metin kutularına veri aktarmaya izin verir.

Açıklama: D:\0hakan\0NET\0Proje NET\V - OfficeOtomasyonNET - 2017-07-07 - int clint\Help\QDMS 2\imgD.jpg

Metin kutusuna aktarım tanımlaması için Yeni Makro Tanımla tıklanınca açılan menüde Metin Kutusuna Aktar menü yolu seçilir. Bu seçim ile ilk olarak aktarılacak verinin listelendiği menü görüntülenir. Aktarılacak veri seçilince küçük bir araç ekranı görüntülenerek Excel formunda var olan Metin kutuları seçim yapmak üzere listelenir. Seçimin sonrasında makro tanımlanmış olur. Aşağıdaki ekran görüntüsünden anlaşılacağı üzere listelenen metin kutusu isimleri Excel in görünmeyen arka alanı için anlamlı isimlerdir operatör için bir şey ifade etmeyecektir. Ancak pratikte bu nesneler tıklandığında ilgili alanın yanındaki hücre göz kırparak hangi hücrenin hangi tanıma karşılık geldiği kolayca anlaşılacaktır. Bu örnekte Textbox8 Sorumlu kişi metin kutusudur ancak anlamak için Textbox8 satırı bir kere tıkanarak ilgili nesnenin göz kırparak kendini belli etmesi sağlanır. Bu seçim sonrasında makro tanımlanır.

Açıklama: D:\0hakan\0NET\0Proje NET\V - OfficeOtomasyonNET - 2017-07-07 - int clint\Help\QDMS 2\img60.jpg

Metin kutuları sıklıkla birden çok veri alanının birleştirilmesinden ve aralarında sabit metin parçaları eklenmesinden oluşur. Bu yüzden metin kutusuna ilk aktarılacak bilgi nesne içeriğini siler yeniden yazar ancak sonrasında başka makro satırları aynı nesneye yazıyor ise nesne silinmez onun yerine bilgi içeriği olan metne eklenir. Bu yolla bir metin kutusunda örneğin Firma adı Adresi Telefonu gibi bir çok bilgi bulunması sağlanabilir ve bu bilgileri birleştirmek için gereken metin sabitleri bu yardım sayfasında anlatılan Hücreye Metin Yaz seçeneği ile eklenebilir.  Anlaşılır olması için bir örnek vermek gerekir ise bu yolla bir metin kutusu içine verilerden ve metin sabitlerinden oluşan bir dilekçe yazılabilir. Bunun için peş peşe aynı metin kutusuna aktarım makroları tanımlamak yetecektir.

·         Barkod Oluştur: Aktarılacak veriler metin yerine Barkod olarak aktarılması sağlanabilir. Bu durumda tanımlanmış olan hücreye aktarım ile birçok özelliği tanımlanmış bir barkod  resim imajı kopyalanacaktır. Bu barkod görüntüsü barkod fontları ile oluşturulmayıp resim parçası olarak ilgili hücreye yapıştırılır. Oluşturulan barkod öncelikle kayıt erişim bilgisini içereceği düşünülebilir ancak bunun yanı sıra her türlü bilgi seçilen barkod formatının özellikleri ile kısıtlı olarak aktarılabilir. Kayıt bilgisi barkodu barkod tabancaları veya bilgisayar dosyası ise yazılımın tarama araçları ile okunarak ilgili kayıta süratli erişimi sağlanabileceği gibi bu dokümanın güncelliğini kaybedip kaybetmediği de anlaşılabilir.
Yazılımda Barkod kullanımı konusunda daha fazla bilgi için
Barkod Kullanımı yardım sayfasına gidiniz.

 Açıklama: D:\0hakan\0NET\0Proje NET\V - OfficeOtomasyonNET - 2017-07-07 - int clint\Help\QDMS 2\imgE.jpg

Barkod Makrosu tanımlamak için Yeni Makro Satırı ile açılan menüde Barkod Oluştur menü yolu ile açılan menüden aktarılacak veri alanının seçilmesi ve sonrasında açılan bir ekran aracında Barkod bilgilerinin tanımlanması ile yapılır.
Tamam tuşuna basılmadan önce Excel de Barkod un yazılacağı hücreye odaklanılmalıdır. Bu işlem sonrasında Barkod makrosu tanımlanmış olur.

Açıklama: D:\0hakan\0NET\0Proje NET\V - OfficeOtomasyonNET - 2017-07-07 - int clint\Help\QDMS 2\img61.jpg

Barkod Aktarım Aracı  ile Excel e aktarılacak olan barkodun aşağıdaki seçenekleri tanımlanır.
Barkod Türü: Nerede ise tüm yaygın barkod türlerinden biri seçilerek barkodun türü belirlenir. Barkod türleri için Barkod Kullanımı yardım sayfasına gidiniz.
Yön: Düz, Sağa Yatık, Ters, Sola Yatık olmak üzere dört seçenek vardır ve barkodun Excel de yönünü belirler.
Barkod Etiketi: Altında barkot metni olan Barkod türleri için bu metnin görülüp görünmeyeceği seçilir. Sadece bu özelliği destekleyen türlerde dikkate alınır desteklemeyen türlerde seçilmiş olması hataya sebep olmaz.
Genişlik: Barkodun genişliğini belirler. Minimum genişliği yazılım zorlayacaktır en az olması gerekenden küçük genişlikler dikkate alınmadan barkod üretilir. Birçok barkod büyüdükçe bar veya kare barkod  ise benekleri de büyür bu amaçla genişlik kullanılabilir. Genişlik sıfır seçilir ise varsayılan ayarları yazılım kendisi yaparak en uygun boyutta barkod üretir
Yükseklik: Barkodun yüksekliğini belirler.  Etiketli barkodlarda yükseklik çok azalır ise etiket otomatik olarak yok edilir sadece barkod görüntülenir. Sıfır seçilir ise varsayılan değerlerde barkod üretilir.

·        
Tablo Oluştur: Birçok durumda aktarılması gereken bilgi tek tek kayıt bilgileri yerine süzülmüş şekilde bir liste olabilir. Örneğin Firmalar listesinde Firma kartı çıktısı tasarlanmış ise firmanın bilgileri tek tek hücrelere yazılırken altta uygun bir yerde Firmanın Faturaları Alt Listesi görüntülenmek istenebilir. Bu durumda bir dizi sıralı işlem ile bu liste tanımlanarak aktarılması sağlanır.
Bu konunun daha iyi anlaşılması için Alt Listeler   yardım sayfasına gidiniz. 

·         Yeni Makro Satırı menü yolu  açılan menüde Tablo aktar seçeneği ile var olan Kayıt listesi ile ilişkili olabilecek tüm aktarılabilecek alt listeler seçim yapmak üzere listelenir. Aşağıdaki basit örnekte Firmalar Listesinde hazırlanan Firma Kartı Çıktısı görülüyor. Üstte bulunan anten alanı veri alanlarının aktarımı ile doldurulacak iken aşağıdaki liste Giriş Kalite Kontrol kayıtlarından süzülerek doldurulacak. Bu ilişkinin Giriş Kalite Kontrol kaydı yaratırken sevkiyat yapan firman alanının seçiminden olduğu tahmin edilebilir. İlk etapta anlaşılması zor olan bu çok gerekli özellik alt liste kavramının anlaşılması ile kolaylaşacaktır.

Açıklama: D:\0hakan\0NET\0Proje NET\V - OfficeOtomasyonNET - 2017-07-07 - int clint\Help\QDMS 2\img62.jpg

s

Yukarıdaki örnekte Giriş Kalite Kontrol Kayıtları seçilere bu firmanın sevkiyatları Excel e aktarılabilecektir. Bunun için sonrasında tahmin edileceği gibi listenin hangi alanı hangi kolona aktarılacak kaç kayıt aktarılacak gibi basit tanımlamalar gerekecektir. Bu işlemler ise menünün seçilmesi ile açılacak olan aşağıdaki araç ile yapılır. Bu araç üzerinde aktarılacak veri kümesi kolonu kırmızı daire ile işaretli alandaki etiketin tıklanması ile açılan menüden yapılır. Yeşil daireli işaretlenmiş tuş ise aktarılacak kolonu seçer. Bunun için ilgili hücreye odaklanınca bu tuşa basılması gerekir. Başlık ekle tuğu yeni bir aktarım başlığı ekler. Akranın başında bulunan Satır Sayısı  alanı aktarılacak olan listenin en fazla kaç kayıt olacağını belirler. Sıfır seçilir ise hepsi aktarılar. Çok büyük olabilecek alt listelerde buna dikkat edilmesi gerekebilir. Aktarım yönü ise artan ve azalan aktarım olarak aynı alandaki seçenek kutuları ile yapılır. Burada her kolon ayrı ayrı aktarılacağı Excel kolonlarının seçilmesini gerektirmektedir. Bunun mantıklı bir nedeni var bilineceği üzere Excel de listeler her zaman yan yana kolonlardan oluşmaz bazen tasarımın zorlaması nedeni ile iki kolon arasında görünmeyen boş kolonlar olabilir. Bu yüzden bu araç sadece sol üst köşenin seçilmesi ile çalışmayıp her kolonun Excel de aktarılacağı kolonun seçilmesini gerektirmektedir. Başlangıç satırı her kolon için seçilmez, tüm kolonların başlangıç satırı doğal olarak birinci kolonun başlangıç satırıdır

Açıklama: D:\0hakan\0NET\0Proje NET\V - OfficeOtomasyonNET - 2017-07-07 - int clint\Help\QDMS 2\img64.jpg

 

Makro Satırlarının Güncellenmesi: Çıktı paketi zamanla güncellenmesi gerektiğinde  Başlıkta bulunan Menü de Güncelle seçeneği ile çalışma ekranı tasarım durumuna geçer. Bu durum Kırmızı renkli Yeni Makro Satırı oluşturma menü yolunun ekranda görünmesi ile anlaşılabilir. Bu durumda değiştirilmesi istenen satır tıklandığında Makro Satırı Sil ve Makro Satırı Düzenle  seçenekleri bulunan bir menü görüntülenir. Bu menüler ile satır silinebilir veya oluşturulma aşamasındakine benzer sıralı işlemler ile satır özellikleri değiştirilir.

Açıklama: D:\0hakan\0NET\0Proje NET\V - OfficeOtomasyonNET - 2017-07-07 - int clint\Help\QDMS 2\img65.jpg

 

 

 

 

 

Çıktı Alma: Kayıt Listesi ekranında  Araçlar Menüsünde Kullanıcı Tanımlı Çıktılar Menü yolu ile açılan Kullanıcı Tanımlı Çıktılar Liste ekranı ile yönetilir. Tanımlanmış bir çıktı paketi çift tıklandığında açılarak alanları doldurulur. Bunun sonrasında çıktı Excel in bilinen yöntemleri ile istenir ise biraz düzenlenir ve sonrasında saklanabilir, yazdırılabilir. Bu üretilen çıktılar istenir ise seçili olan kayıtın bir eklentisi olarak saklanabilir. Bunun için açılan araçta menüde Çıktı Olarak Sakla menü yolu kullanılır.

Açıklama: D:\0hakan\0NET\0Proje NET\V - OfficeOtomasyonNET - 2017-07-07 - int clint\Help\QDMS 2\img66.jpg

Bu işlem sonrasında bu çıktı ana listeleme ekranında bulunan Kayıtın Eklentileri Aracında görülecektir.

Açıklama: D:\0hakan\0NET\0Proje NET\V - OfficeOtomasyonNET - 2017-07-07 - int clint\Help\QDMS 2\img67.jpg

 

Başlangıç Hücresi Tercih Etme: Bazı çıktılar bir referans başlangıç hücresi seçmeyi gerektirebilir. Örneğin A4 Etiket tabakalarında basılacak etikete göre bir hücre sıfır kabul edilmesi gerekebilir. Normalde bu seçim yapılmaz ise yazılım tanımlanmış hücrelere veri aktarır ama bu tanımlama yazdırma esnasında yapılmış ise kolon ve satır değerlerine bu seçili alanın kolon ve satır değerlerini ekleyerek yazdırma yapar. Böylelikle bir A4 de üst üste iki tane bir birinin aynısı olan sayfaya iki tane sıkıştırılmış tasarımlarda başlangıç hücresi seçilerek yazdırılabilir. Bu işlem her yazdırma öncesinde yapılır. Ancak yazılım kullanıcısının davranışlarını izleyerek hangi çıktıda bu işlemi yaptığını hatırlayarak kullanıcının bir dahaki çıktıda doğru hücreyi bulmasına öneride bulunarak yardımcı olacaktır.

Açıklama: D:\0hakan\0NET\0Proje NET\V - OfficeOtomasyonNET - 2017-07-07 - int clint\Help\QDMS 2\img66.jpg

 

Bu aracın geliştirilmesi hakkında: Çıktı hazırlama aracı Microsoft Excel in büyülü dünyasını bir nebze kullanmayı seçerek çıktı hazırlamaktadır. Ekasis bu aracı çok daha fazla geliştirebileceğinin farkında ve bunun için kullanıcı Önerileri beklemektedir.